Dansk Kennel Klub har nøje gennemgået kravene i den nye databeskyttelsesforordning for at sikre, at vi som organisation lever op til de skærpede krav, og vi har ligeledes gennemgået de krav, der stilles til dig som opdrætter.
Denne vejledning indeholder ikke en fuldstændig gennemgang af alle regler i databeskyttelsesforordningen, fordi ikke alt er relevant for dig som opdrætter. Vejledningen skal i stedet søge at tjene som en generel vejledning til, hvordan du som opdrætter skal forholde dig til reglerne i databeskyttelsesforordningen.
Databeskyttelsesforordningen gælder både offentlige myndigheder og private foretagender, men den gælder ikke forhold af rent privat karakter. Så snart behandling af personoplysninger sker som led i en erhvervsmæssig aktivitet, vil forholdet være omfattet af databeskyttelsesforordningen, og reglerne i forordningen skal overholdes.
Hvis en opdrætter er omfattet af reglerne i bekendtgørelse om erhvervsmæssig handel med og opdræt af hunde, vil opdrætterens behandling af personoplysninger i forbindelse med opdrættet uden tvivl være omfattet af reglerne i forordningen. Det samme gør sig gældende, hvis man igennem en årrække har haft et eller 2 kuld hvalpe årligt.
Hvis en opdrætter kun opdrætter hvalpe i ny og næ, vil det bero på en konkret vurdering af, hvorvidt opdrætteraktiviteten må antages at udgøre en erhvervsaktivitet, eller om forholdet kan siges at udgøre rent privat karakter. Vær i den forbindelse opmærksom på, at der ikke kan sættes lighedstegn mellem hobbyvirksomhed og privat karakter. Hobbyvirksomhed vil oftest være erhvervsmæssig set i forhold til databeskyttelsesforordningen.
En personoplysning er enhver form for oplysning om en fysisk person, der kan bruges til at identificere den pågældende. Det gælder f.eks. navn, adresse og telefonnummer, e-mail, og det omfatter f.eks. også stambogsnummeret og chipnummeret på en hund.
En personoplysning omfattes af reglerne i forordningen i alle tilfælde, hvor den behandles digitalt, men reglerne gælder også personoplysninger i papirform, når de indgår i et register, f.eks. papirregister over hvalpekøbere.
Den ene hovedgruppe omfatter almindelige oplysninger. Langt de fleste personoplysninger, som en opdrætter behandler, hører til denne gruppe. F.eks. kontaktoplysninger på hvalpekøbere, hundens chipnummer m.m.
Den anden hovedgruppe omfatter oplysninger, som er tillagt højre grad af beskyttelse, fordi de er af mere følsom karakter. Denne hovedgruppe omfatter tre typer af personoplysninger: a) følsomme oplysninger (helbredsmæssige forhold, seksuelle forhold, etniske baggrund, politisk eller religiøs overbevisning, b) oplysninger om strafbare forhold og c) cpr-nummer.
En opdrætter vil stort set aldrig have grundlag for at behandle oplysninger vedrørende følsomme oplysninger, oplysninger om strafbare forhold eller cpr-nummer. Hvis en opdrætter af den ene eller anden grund kommer i besiddelse af disse oplysninger, anbefales det at slette oplysningerne straks.
Enhver håndtering af personoplysninger, det være sig indsamling, registrering, anvendelse, opbevaring, videregivelse mv. er behandling af personoplysninger og er dermed omfattet af reglerne i databeskyttelsesforordningen.
Så snart en opdrætter behandler personoplysninger om andre, er opdrætteren dataansvarlig, og opdrætteren skal derfor sikre, at reglerne overholdes.
Hvis en opdrætter benytter ekstern hjælp til at behandle sine personoplysninger eller benytter en ekstern leverandør af it-system, som har adgang til opdrætterens personoplysninger, er denne eksterne leverandør en såkaldt databehandler. I nogle tilfælde skal der foreligge en databehandleraftale mellem opdrætteren og it-leverandøren (databehandleren). Tal med din it-leverandør, hvis du er i tvivl om, hvorvidt forholdet kræver en databehandleraftale. De fleste større it-leverandører har standardaftaler til formålet og vil kunne rådgive om det.
Når du som opdrætter registrerer hvalpekuld og på de nye ejere på hundene direkte i Hundeweb, vil DKK være selvstændig dataansvarlig for de personoplysninger, som opdrætteren registrerer. Det betyder, at en databehandleraftale ikke er påkrævet i dette tilfælde.
Rigtig mange DKK-opdrættere opbevarer personoplysningerne på deres private computer og behandler personoplysningerne i e-mail programmer eller på computerens drev. Det er der ikke noget til hinder for, men forordningens regler gælder også, selv om behandlingen af personoplysninger sker på en privat computer. Det er vigtigt, at it-sikkerheden løbende opdateres.
Formålet med en behandling skal være klart og sagligt. Almindelige kontaktoplysninger på en hvalpekøber tjener et sagligt formål, nemlig at komme i kontakt med hvalpekøberen. De registrerede oplysninger skal altid være korrekte og relevante.
Enhver form for behandling kræver et lovligt grundlag (hjemmel). Databeskyttelsesforordningen oplister hvornår det er lovligt at behandle oplysninger. Vi har ikke medtaget alle behandlingsgrundlag i denne vejledning, men for en opdrætter vil grundlaget for behandling oftest være følgende:
Det vil være lovligt at behandle personoplysninger, hvis det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt/aftale med den pågældende person, f.eks. når opdrætteren og hvalpekøberen indgår en skriftlig aftale om køb af en hvalp.
Det vil naturligvis også være lovligt at behandle personoplysninger, hvis der er lovkrav om at opdrætteren skal registrere oplysningerne.
Den 1. marts 2018 trådte den nye bekendtgørelse om erhvervsmæssig handel med og opdræt af hunde i kraft. En af nyskabelserne i bekendtgørelsen er en bestemmelse i § 13 om, at virksomheden skal føre en protokol over hunde, der købes og sælges, ligesom sælgernes og købernes navne og adresser skal registreres. Protokollen skal opbevares i mindst 3 år.
Bestemmelsen om at virksomheden skal føre protokol er et lovkrav, og derfor har opdrætteren et klart grundlag for at behandle personoplysningerne.
Hvis man har et samtykke fra den pågældende person, vil behandlingen også være lovlig.
Generelt skal en opdrætter undlade at registrere oplysninger om helbred eller andre følsomme oplysninger, og komme en opdrætter alligevel i besiddelse af helbredsoplysninger eller andre følsomme oplysninger, som de ikke har lov til at behandle, eller som opdrætteren uden opfordring er kommet i besiddelse af, skal opdrætteren straks slette oplysningerne. Et eks. kunne være en hvalpekøber, der i en e-mail til opdrætteren fortæller, at vedkommende lider af en bestemt sygdom.
En opdrætter må naturligvis også gerne registrere kontaktoplysningerne på en udstationeringsvært, som har en af opdrætterens hunde boende.
En opdrætter kan registrere almindelige oplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse på hvalpekøberne, ligesom opdrætteren kan registrere stambogsoplysninger, chipnummer og sundhedsoplysninger på de hunde, som opdrætteren har solgt til hvalpekøberene.
Overordnet kan man sige, at en opdrætter skal have et sagligt og klart formål med at registrere oplysninger om hvalpekøberne. En opdrætter må ikke indsamle flere oplysninger om en hvalpekøber end nødvendigt for at kunne servicere hvalpekøberen.
Oplysninger om en hvalpekøber, som det ikke længere er nødvendigt for opdrætteren at være i besiddelse af, skal slettes. Efter udløbet af en hunds levetid, er der ikke længere noget formål med at gemme hvalpekøbernes kontaktoplysninger.
Generelt skal en opdrætter undlade at registrere oplysninger om helbred eller andre følsomme oplysninger, og komme en opdrætter alligevel i besiddelse af helbredsoplysninger eller andre følsomme oplysninger, som de ikke har lov til at behandle, eller som opdrætteren uden opfordring er kommet i besiddelse af, skal opdrætteren straks slette oplysningerne. Et eks. kunne være en hvalpekøber, der i en e-mail til opdrætteren fortæller, at vedkommende lider af en bestemt sygdom.
En opdrætter må naturligvis også gerne registrere kontaktoplysningerne på en udstationeringsvært, som har en af opdrætterens hunde boende.
En opdrætter må gerne videregive navn, adresse, telefonnummer, e-mail og fødselsdato på en hvalpekøber til DKK. Videregivelsen har til formål at sikre, at den nye ejer registreres som ejer af hunden hos DKK og Dansk Hunderegister.
Videregivelse af oplysninger om hvalpekøberne til f.eks. en privat virksomhed, der gerne vil markedsføre produkter over for hvalpekøberen, må kun ske, hvis den enkelte hvalpekøber på forhånd har givet sit samtykke til videregivelsen.
Overordnet handler det om, at en opdrætter skal have overvejet, hvordan personoplysninger om hvalpekøbere håndteres. Lad f.eks. ikke oplysninger om hvalpekøbere ligge frit tilgængeligt, sørg for at opdatere it-sikkerheden på din computer mv., og videregiv ikke oplysningerne om hvalpekøberne til andre, medmindre du som opdrætter er sikker på, at du har ret eller pligt til at videregive oplysningerne.
Dansk Kennel Klub
Parkvej 1
2680 Solrød Strand
56 18 81 00
post@dkk.dk
CVR 11 88 18 15
Betalinger til Dansk Kennel Klub
Reg. nr.: 9070 Konto: 1639581302
IBAN-nr: DK3090701639581302
SWIFT-kode: VRAADK21
